Delegar a liderança de um projeto numa empresa para um gerente especializado é uma tendência atual para manter a qualidade. Qualquer atividade que necessite de maior atenção e cuidado ou seja mais complexa pode constituir um projeto. O gerenciamento destes pode servir também como metodologia de gestão num contexto mais geral.
Segundo o Guia PMBOK (Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos), documento criado pelo Project Management Institute (em português, "Instituto de Gerenciamento de Projetos"), um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.
Pode ser entendido também como um conjunto de eventos e atividades relacionadas, que se iniciam em um momento determinado previamente, encerrando em outro momento definido anteriormente, quando se tenham completado de forma bem-sucedida as metas planejadas. O gerente de projetos é, então, a pessoa alocada pela organização executora para liderar a equipe responsável por alcançar os objetivos determinados, de acordo com o Guia PMBOK.
Apesar da crescente valorização do profissional que trabalha especificamente com gerenciamento de projetos, principalmente em grandes organizações, questiona-se a necessidade dele em pequenas e médias empresas, que supostamente não precisariam de um funcionário voltado especificamente para exercer tal função. O engano, porém, está em pensar que um gerente de projetos representaria um gasto desnecessário de recursos financeiros, tempo ou pessoal, pois os benefícios de investir na função refletem na eficiência, qualidade e rapidez de conclusão de qualquer atividade complexa, ainda que a empresa seja pequena.
O gerenciamento de projetos proporciona inúmeras vantagens sobre as demais formas de gerenciamento, tendo se mostrado eficaz em conseguir os resultados desejados dentro do prazo e do orçamento definido pela organização. A principal vantagem deste modelo é que ele não é restrito a projetos gigantescos, de alta complexidade e custo. Ele pode ser aplicado em empreendimentos de qualquer complexidade, orçamento e tamanho, em qualquer linha de negócio.
Segundo o PMBOK, além das características próprias de qualquer área do empreendedorismo e habilidades em gerenciamento geral exigidas por um projeto, o gerenciamento eficiente só acontece se o gerente possuir três competências: conhecimento sobre gerenciamento de projetos; desempenho, que se refere à capacidade de aplicar este conhecimento de forma satisfatória; e pessoal, relacionada ao comportamento do gestor durante a execução do projeto. Esta última competência é de extrema importância pois envolve a forma de liderar, personalidade e capacidade de guiar a equipe durante o projeto, atingindo os objetivos estabelecidos e lidando com as restrições que surgirem no caminho.
O gerente de projeto é responsável pelo atendimento de necessidades: de tarefas, da equipe e individuais. É dever dele também definir, planejar, desenvolver e controlar projetos, atendendo aos requisitos de custos, prazos, qualidade e especificações estabelecidas pelas empresas. Para que um projeto seja bem montado e executado, é preciso que o responsável leve em consideração: o tempo estimado, o custo previsto, um bom nível de aceitação do cliente, as regras, procedimentos da organização e os aspectos culturais.
O diferencial do gerente de projetos e o seu papel, tanto em grandes como em pequenas empresas, portanto, é o de acompanhar, supervisionar e liderar equipes em quaisquer projetos por elas criados, do início ao fim. Possuindo a visão do todo, ele planeja cada fase do projeto e é responsável por fazer cada uma delas acontecer conforme o organograma e os prazos determinados, garantindo o melhor aproveitamento possível da equipe envolvida, bem como a otimização do tempo e recursos da organização.
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