3 ferramentas para te ajudar na organização digital

Muito se fala de métodos de organização para itens físicos, tais como documentos, mesas, vestimentas, ferramentas e máquinas, porém pouco avaliamos a nossa capacidade de organização digital

Na maioria das vezes a empresa onde trabalhamos já possui regras e a ordem já está “ditada” dentro do servidor. Há os impedimentos de uso de softwares não homologados pela companhia e os preceitos impostos pelo departamento de TI.

Mas como podemos lidar com a “enxurrada” digital no âmbito pessoal ou quando temos um negócio que ainda não comporta um departamento de TI?

Nos atendimentos que eu faço, gosto de dividir o problema por partes. Primeiro investigando quais os empecilhos do cliente em lidar com a tecnologia e quais são os hábitos já praticados no off-line quando o quesito é organização. Assim consigo ter em mente o tamanho do desafio.

Também sugiro começar um exercício off-line, principalmente na mesa de trabalho! Organize:

Itens de uso diário – deixar próximo na mesa de trabalho;
Itens que consulto ou uso às vezes – posicionar no armário ou arquivo próximo da estação de trabalho;
Itens que raramente uso, mas que são importantes – posicionar no arquivo “morto” ou em sala destinada para aqueles documentos importantes que não podem ser descartados;
Itens que nunca uso – avaliar possibilidade de descarte.

Assim o cliente aprende de forma prática o conceito que deve levar para o “mundo” virtual.

O conceito é oriundo do Lean. Para quem veio de uma família oriental como a minha, é uma forma praticada em todos os ambiente da casa desde a infância. Um jeito de agir e pensar construído pelo hábito.

No digital, não é diferente. A prática dos atendimentos, me levou a uma lista de aplicativos o qual compartilho com vocês. Não é uma regra, mas pode ser um bom caminho!

Todos os aplicativos citados são para organização: o primeiro para tempo, o segundo para arquivos e documentos e o terceiro para que o conhecimento não fique só no âmbito mental.

Para todos, vale a mesma orientação de organização listada no início deste texto!

Agenda:

Para quem está começando indico o aplicativo do Google, além de ser simples e objetivo é:

Gratuito;

Compartilha agenda com parceiros e colegas de trabalho;
Integrável com a maioria dos aplicativos;
Múltiplas agendas;
Visual, principalmente se usar cores para identificar cada tipo de agenda.

Drive:

Para quem quer organizar documentos, imagens, vídeos, desenhos, planilhas. Por que indico?

Acesso a 15GB no gratuito;
Possibilidade de acessar os documentos de qualquer lugar e dispositivo conectado à internet;
É possível “baixar” o aplicativo no desktop e assim trabalhar de forma mais confortável, mantendo as informações sincronizadas com a nuvem;
Backup automático;