Ao iniciar um novo ano (ou qualquer outro ciclo) temos sempre muitas ideias e metas para os negócios e para a carreira. Com frequência, entretanto, acabamos ficando aquém das nossas expectativas e perdemos muito tempo com outras atividades que não são, necessariamente, nossas prioridades. Se este é o seu caso, saiba que ainda dá tempo de mudar a situação. É possível se organizar para bater as metas propostas. Mas não há mais tempo a perder. É preciso colocar as mãos na massa e traçar um plano de estratégia que realmente leve à produtividade.
Neste cenário, um plano de ação é um dos melhores aliados. Mais especificamente, o plano 5W2H. A sigla propõe uma espécie de checklist da produtividade, com 7 perguntas que são essenciais para a elaboração do plano.
- 5W: What?, Why?, Where?, When? e Who?
- 2H: How? e How much?
1. What – O quê?
Primeiramente, saiba qual o problema que precisa ser resolvido com o seu plano de ação. Qual meta precisa ser batida? Entenda qual o seu objetivo principal e seja específico.
2. Why – Por quê?
Qual o motivo do seu plano? Se a meta é alcançar um certo número de vendas, por exemplo.
3. Who – Quem?
Para executar qualquer tarefa, é preciso saber quem serão as pessoas responsáveis e quais funções cada indivíduo irá desempenhar.
4. When – Quando?
A ideia é criar um plano que realmente seja executado e ajude na prática. Por isso, você irá precisa saber exatamente quanto tempo tem disponível e quando cada tarefa precisará ser executada. Determine datas específicas para o começo e término de cada fase do plano. Dessa forma, além de ter um deadline para as atividades, também é possível verificar se as ações estão sendo desenvolvidas em tempo hábil e se há atrasos.
5. Where – Onde?
Onde serão executadas cada ação do plano? Se há uma equipe envolvida, onde ela poderá trocar informações sobre suas determinadas funções? Não espere que isso seja definido ao desenrolar do plano, é preciso ter uma estratégia clara de comunicação interna do grupo.
6. How – Como?
Como o plano será desenvolvido? E gerenciado? Existe alguma metodologia que deverá ser seguida? Em muitos projetos, é necessário, por exemplo, seguir regras especiais, como em certificações ISO. Lembre-se de planejar esta parte.
7. How much – Quanto?
E a última pergunta, uma muito importante em qualquer projeto: quanto tudo isso irá custar? Qual sua verba disponível? Caso o plano envolva muitas ações, determine qual o orçamento disponível para cada uma delas, dessa forma é possível acompanhar os gastos e evitar que os recursos acabem antes da hora.
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