Administrar corretamente o fluxo de informações dentro de uma empresa é um desafio que precisa ser encarado com responsabilidade. Saber lidar com os dados da organização, desde o fluxo de caixa até a distribuição de cargos e funções, é crucial para garantir o controle dos processos e o bom funcionamento da gestão. Especificamente na área de recursos humanos, as planilhas podem ser grandes aliadas nesse sentido.
Dentro do RH, as planilhas podem ser aproveitadas de diferentes maneiras, para os mais variados objetivos, tendo como eixo, obviamente, o controle preciso de dados. Elencamos abaixo alguns usos possíveis para essas ferramentas que vão auxiliar sua empresa na gestão dos recursos humanos:
Cargos e salários
Uma planilha bastante simples pode organizar de maneira eficiente todas as informações relacionadas aos cargos e salários de uma equipe. Com colunas específicas para cada tipo de dado a ser considerado, você ou seu gestor de RH podem detalhar, por ordem alfabética ou, se for o caso, crescente ou descrescente (quando as informações forem valores numéricos), todos os dados dos colaboradores. Isso mantém essas informações disponíveis para acesso fácil sempre que necessário. É possível agrupar, por exemplo, um grupo de funcionários por tipo de função (exemplo: recepcionistas, serviços gerais, telefonistas). Dentro desse bloco, pode se especificar a quantidade de profissionais em cada função, os níveis, as funções, os salários etc.
Carreira
Uma planilha pode ser útil também para fazer o acompanhamento dos colaboradores dentro da empresa, saber como eles estão se desenvolvendo em suas funções e, assim, poder ter, de maneira mais objetiva, apontamentos de oportunidades de crescimento para cada um dentro da companhia. Isso pode ser feito criando registros específicos em uma planilha para cada colaborador, especificando metas cumpridas, tempo na empresa, idade, salário etc.
Treinamentos
Quando a empresa promover treinamentos para seus colaboradores, é importante avaliar os resultados. Assim, as planilhas também podem ser boas aliadas. Com registros específicos para cada profissional, podem ser elencados critérios que cada um deverá cumprir, atribuir valores e marcar como os funcionários se saíram em cada tópico.
Avaliação de competências
Outra maneira interessante de utilizar planilhas e na avaliação de competências dos colaboradores. Tal qual nos treinamentos, podem ser atribuídos, na tabela, fatores a serem avaliados. Ao longo de um período estabelecido, com o auxílio dos gestores responsáveis por cada área, o RH pode avaliar o desempenho de cada colaborador nos quesitos definidos e atribuir valores na planilha. Com isso, é possível traçar um "mapa" de competências e visualizar de maneira mais clara os pontos positivos e negativos da equipe.
Essas são apenas algumas maneiras de utilizar planilhas na gestão de RH. Outras necessidades podem surgir dentro da empresa e essas ferramentas também podem acabar sendo úteis para elas. Por isso, é importante sempre pensar em maneiras de tratar as informações sob a lógica das planilhas, para saber como aplicá-las. Isso vai facilitar muito o trabalho de gestão dos recursos humanos.
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