Aprenda como fazer o mapeamento de processos em passos simples e práticos e aplique o mapeamento de processos para identificar os fluxos e informações na sua empresa.
O mapeamento de processos é a identificação da sequência lógica das atividades que compõem um processo e de outros elementos que interagem com o fluxo de trabalho. Realizar esse mapeamento, pode atingir diferentes objetivos. Tais como: entender como o processo funciona na prática, realizar reparos incrementais no processo, produzir documentação estruturada sobre o processo, garantir que um processo seja executado da melhor maneira possível ou, ainda, promover mudanças, reformulando-os.
O que é um mapeamento de processos?
Mapeamento de processos é uma ferramenta gerencial que tem como objetivo identificar as informações, o fluxo, as partes envolvidas, capacidades, competências e recursos para atender todos os componentes necessários. Isso faz com que todas as atividades de uma empresa ou negócio saiam conforme o planejado, com poucas alterações e sem problemas.
Esse tema é muito relacionado à gestão de operações, que envolve sempre um mapeamento eficaz dos processos. Portanto, uma empresa é formada por processos e um sistema que os organiza.
Segundo Thomas H. Davenport, “o processo de negócio é um conjunto de atividades estruturadas e relacionadas, projetadas para produzir um específico ‘output’ para um cliente ou mercado particular”. Isso quer dizer que os processos visam um determinado resultado. Quanto mais a empresa exerce uma gestão consciente de seus processos, maior é a possibilidade de inovar nessa área, criando um diferencial ante a concorrência.
O mapeamento é uma forma de gestão e organização desses processos, que são pontos-chave do funcionamento de uma empresa, de forma a torná-los mais eficazes. Jairo Martins, Superintendente Geral da Fundação Nacional da Qualidade (FNQ), aponta que “para que um negócio possa lucrar e tornar-se sólido e sustentável é preciso estruturá-lo em processos principais e de apoio”.
Portanto, o mapeamento de processos, então, visa estabelecer de forma organizada e eficiente as atividades que sustentam uma empresa, priorizando e classificando essas tarefas. Se você tem dificuldade para gerir os seus processos, conheça alguns programas e softwares de gestão de processos que podem ajudá-lo melhor com essa atividade.
Quais os benefícios de mapear os processos?
O mapeamento de processos tem o papel não só de identificar os já existentes como de desafiá-los, criando instrumentos de melhoria que impacte no desempenho da organização que adota tal técnica. Mais do que isso, ele possibilita a redução de custos, além de trazer à tona as falhas de sistemas, e promover a melhor assimilação dos processos utilizados, para que eles sejam simplificados ou substituídos, caso haja necessidade.
O mapeamento de processos é esclarecedor e possibilita a inovação. Jairo Martins, Superindentende Geral da FNQ, afirma existirem quatro divisões essenciais entre os processos: os principais, de apoio, os de relacionamento com os fornecedores e de gestão de finanças. Se os processos desses setores têm funcionamento adequado (ou até mesmo inovador), o desempenho da organização está garantido, e uma base sólida para a criação de novos processos está firmada.
Uma dica que ele dá para uma empresa iniciante no mapeamento de processos é começar executando os principais para garantir seu controle. Esse cuidado visa a satisfação do cliente (que é o resultado final), e a identificação de problemas a serem corrigidos.
Para aplicar o mapeamento de processos em uma empresa, pode-se fazer um questionário que depois servirá de check-list para todos os departamentos e atividades. Algumas perguntas podem ser feitas com o objetivo de levar a liderança da empresa a pensar e passar pelos principais pontos dos processos adotados na organização.
Alguns exemplos são a identificação e definição de prioridade dos problemas; a análise desses e suas causas, definição dos processos chave; mapeamento dos processos e, por fim, a gestão de desempenho.
Importância do mapeamento de processos
A importância de mapear e controlar os processos de uma empresa é indiscutível. Através dessa técnica é possível amadurecer um negócio, encontrar caminhos para a evolução da organização e melhorar a gestão.
A análise que o mapeamento promove serve para identificar problemas, priorizar os mais urgentes e entender a razão de estarem acontecendo.
O mapeamento de processos pode ser um termômetro do crescimento de uma empresa, e mais do que isso é um recurso de gestão indispensável do seu negócio.
O mapeamento de processos faz com que seja possível:
- Identificar os gargalos de produção;
- Identificar os responsáveis por cada etapa produtiva, atividade ou processo;
- Prever os recursos, mão de obra, insumos e tempo necessários para a produção;
- Definir os padrões dos procedimentos da gestão e do operacional;
- Criar os checklists de produção;
- Estabelecer e rever atribuições, responsabilidades dos colaboradores;
- Eliminar a perda de tempo, as atividades redundantes e as tarefas de baixo valor agregado.
Qual a diferença entre mapa, modelo e diagrama de processos?
O diagrama de processos é uma ferramenta em que são listadas todas as fases de um processo de maneira simples e com um layout de rápida visualização. Ou seja, o diagrama apresenta uma visão superficial, sem detalhes. É um entendimento rápido sobre as principais atividades do processo.
Já o mapeamento enxerga mais os detalhes do andamento de um processo. É um desenho que fica entre o diagrama e o modelo. Portanto, em um mapa de processos você não terá apenas informações superficiais como no diagrama, porém não terá informações detalhadas como em um modelo.
O modelo é a forma completa nutrido de todas as informações encontradas no processo. Nele, é possível identificar cada atividade, o tempo de execução, responsável, etc.
Como fazer o mapeamento de processos passo a passo:
Um mapa de processo é a representação gráfica, ou seja, o desenho da sequência de atividades que compõe um processo. O objetivo dele é mostrar informações de entrada, processamento e saída do processo (produtos, serviços e resultados).
- Identificação do problema – defina qual problema precisa de resolução;
- Faça um brainstorm de todas as atividades que serão envolvidas – decida os níveis de detalhes a incluir e determine quem faz o quê e quando;
- Descubra os limites – onde e quando o processo começa e termina ;
- Determine e sequencie os passos – monte o fluxo de cada ação de forma detalhada;
- Desenhe símbolos básicos de fluxogramas – cada elemento de um mapa de processos é representado por um símbolo:
- Ovais mostram o início ou fim de um processo.
- Retângulos mostram uma operação ou atividade que precisa ser realizada.
- Setas representam a direção do fluxo.
- Diamantes mostram o ponto onde uma decisão deve ser tomada.
- Paralelogramos mostram entradas ou saídas.
6. Finalizar o fluxograma do processo – nesta fase é preciso revisar o fluxograma em equipe. O processo está sendo executado como deveria? Todos estão de acordo com o fluxo do mapa de processos? Há algo redundante? Tem passos faltando?
O acompanhamento periódico dos resultados dos processos internos pode ser considerada a última etapa do mapeamento. Mas, no entanto, é apenas o início de todo um trabalho voltado à eficiência e à produtividade da sua organização, o que deve ser cíclico e contínuo.
