O Sped é um sistema instituído em 2007, que faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal (PAC 2007-2010). A sigla significa Sistema Público de Escrituração Digital e o projeto busca a informatização das relações fiscais no Brasil. Documentos relacionados a impostos e fiscalizações têm sua versão física substituída por uma digital, dentro desse sistema.
Ricardo Gimenez, sócio fundador da Coldwell, empresa que trabalha com plataformas de Sped, explica que a legislação, os processos e os novos métodos utilizados no projeto modernizaram o Fisco e colocaram o Brasil em posição de vanguarda nas questões fiscais, aplicando tecnologia aos processos de prestação de contas das empresas e também na dimensão governamental.
Segundo a página do sistema na internet, o Sped é uma forma de "modernização da sistemática atual do cumprimento das obrigações acessórias, transmitidas pelos contribuintes às administrações tributárias e aos órgãos fiscalizadores". O que isso quer dizer, na prática? Documentos que precisariam ser entregues ao Fisco são digitalizados e integrados a um sistema virtual. O Sped utiliza uma certificação digital para que esses documentos eletrônicos sejam assinados, de forma que tenham validade jurídica apenas em seu formato digital.
O sistema iniciou-se com três grandes projetos de digitalização de documentos, listados no site: a Escrituração Contábil Digital, Escrituração Fiscal Digital e a NF-e – Ambiente Nacional. Atualmente, está em produção o projeto EFD-Contribuições.
O projeto Sped, portanto, acelerou processos de validação fiscal, escrituração e conferência de documentos, de forma a torná-los mais transparentes e garantindo menor número de erros e menos burocracia. De acordo com Ricardo Gimenez, por causa do Sped, as empresas ganharam maior controle gerencial, maior faturamento em menos tempo e se beneficiaram da descomplicação burocrática. "As apurações dos resultados financeiros, fiscais e contábeis se tornaram eficientes, reduzindo riscos de fraudes e sonegação", afirma.
Não entregar documentos nesse novo formato dentro dos prazos pode resultar em multas que vão de R$ 5 mil até a percentuais elevados do faturamento bruto. Além disso, são cabíveis a acusação de sócios e representantes legais por crimes de sonegação, com possíveis penas de prisão e bloqueio de bens.
A entrega incompleta, somente para cumprir prazos, com o envio de documentos em branco ou sem todas as informações necessárias, por exemplo, também pode gerar punições legais. As empresas precisam estar preparadas para esse novo formato, com atenção especial às obrigações e cumprimento de prazos.
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