Um dos principais “males” nas organizações hoje – sejam elas pequenas ou grandes” – é a “reunite”. Entende-se por “reunite” a síndrome que alguns profissionais têm de marcar reuniões em excesso. Como os desafios das empresas estão mais complexos e a economia idem, o desejo de compartilhar pontos de vista, riscos, oportunidades e tomar decisões em conjunto aumenta. Então, muitos profissionais têm seus dias tomados por reuniões e acabam sem tempo (no horário comercial, pelo menos) para realizar tarefas, executar projetos ou focar em inovações para o negócio.
Se de um lado temos o ímpeto de agendar reuniões, por outro detestamos seu excesso. Ao participar de reuniões longas e pouco eficientes, saimos desanimados. A sensação é a de que ficamos “sem trabalhar”, sem conseguir resolver “nada”. A sensação de tempo perdido se agrava quando o encontro precisa acontecer fora do escritório. Cruzar a cidade, enfrentar trânsito e ainda por cima evoluir pouco naquele tema é desalentador.
“Reunite” tem cura?
A primeira coisa a ser considerada antes de agendar uma reunião é: ela é realmente necessária? Existe alguma outra maneira de discutir o assunto ou de distribuir a informação para os envolvidos? Quanto a reunião contribuirá para a produtividade do time? Quanto contribuirá para o atingimento das metas? Ela poderia ter menos tempo? Poderia ser por telefone ou pelos serviços de ligação via web?
Se fazer a reunião realmente for a melhor alternativa, defina, antes de mais nada, seu objetivo. Depois pense em quem deverá participar e no tempo necessário para realizá-la. Na sequência, elabore a agenda do encontro e compartilhe-o com os participantes.
Outro ponto fundamental é escolher um “dono” para a reunião. Alguém que irá conduzir a discussão, garantir que a agenda seja cumprida e que tanto as decisões quanto os próximos passos sejam cumpridos. Esse “dono” também será responsável por cuidar do foco. Sabe aqueles comentários sobre o jogo de domingo, a capa da revista ou qualquer outro assunto importante, mas não necessariamente relevante para aquele momento? Então, o “dono” será responsável por não deixar que eles tomem mais tempo do que deveriam. Como bons brasileiros que somos, adoramos uma boa conversa. Adoramos momentos de descontração. Por isso a importância de o guardião cuidar muito bem do timing – tanto das discussões e quanto das brincadeiras.
Para que tudo corra como manda o figurino, comece no horário combinado, reforce o objetivo e os resultados esperados, explique a agenda, faça combinados sobre o funcionamento da reunião e introduza o tema.
Se durante o percurso aparecerem temas importantes, mas não relevantes para todo o grupo, tenho uma dica: o estacionamento. Se valer a pena voltar ao assunto depois, o “guardião” o anota no “estacionamento” (nota comum, quadro branco, flip chart, etc) e depois volta a ele. Se sobrar tempo no final, o grupo pode decidir se volta no tema ou não.
Ao fechar todos os assuntos da agenda, é preciso deixar claro o que se espera de cada participante e em que prazo. O ideal é que todo mundo saia da reunião sabendo de suas responsabilidades e prazos para cumpri-las. Dessa forma, evitamos ruídos e impactos no projeto em questão.
E então? Gostou das dicas? Espero ter ajudado pelo menos um pouquinho.
Boas reuniões pra você!
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