Outro dia fui convidada para dar uma palestra sobre "Como fazer a gestão de um projeto de forma colaborativa” e as questões mais recorrentes são sobre o engajamento dos envolvidos.
No post anterior, comentei sobre o propósito, isto é uma boa dica! Se quer começar a gerenciar de forma colaborativa, pense no propósito do seu projeto.
Mas há outro sentimento que paira nestes grupos onde acontece a tão sonhada colaboração… é a confiança! Não estou falando da confiança tipo: “Confio que você entregará o prometido, etc e tal”, mas sim a confiança no indivíduo, na sua capacidade de resolver o problema, sem as cobranças que podem fazê-lo se sentir, com o perdão da palavra, ladrão, preguiçoso ou displicente.
A linha é tênue, a formação tradicional exige cobranças e índices de controle, porém sem a compreensão devida, torna-se evidente a desconfiança na base da gestão do projeto, pois partimos do princípio que sempre estarão nos roubando quer seja tempo, dinheiro ou bens.
Posso citar um exemplo: em um determinado cliente, onde recebi a incumbência de gerir um projeto de 18 meses, o início era bem sombrio, os diversos envolvidos estavam descontentes com o tratamento que vinham recebendo, não confiavam mais na gestão e havia um agravante, uma contribuição mensal foi estabelecida para que o projeto pudesse ser desenvolvido.
O que foi feito:
– através de um encontro de cocriação, foi identificado o que realmente irritava ou impedia o projeto “deslanchar”;
– a identificação das causas: neste caso foram a falta de transparência financeira e a melhoria comunicação entre os envolvidos;
– a construção da gestão do projeto foi baseada nos pilares identificados;
– encontros mensais foram estabelecidos e o histórico do investimento levantado;
– aplicação exaustiva de tecnologias e apps que facilitam a integração e a comunicação interna do projeto;
O início foi árduo:
– a comunicação foi no início através de grupo fechado no facebook com a adição dos links do projeto, assim todos (diretamente ou indiretamente) podiam acompanhar o desenrolar das atividades;
– depois de um tempo, pelas características dos envolvidos, houve preferência pelo Google Groups;
– retomada constante sobre o assunto investimento financeiro do projeto;
– aplicada a postura de transparência máxima com acompanhamento on-time de todas as decisões tomadas: contratação, compra e contabilidade do projeto;
– responsabilização dos envolvidos respeitando cada expertise;
– empoderamento: possibilidade de escolha de novas lideranças e liberdade para tomada de decisão;
– registro e aplicação das ideias geradas durante os encontros mensais;
– e por fim, a consolidação da relação de confiança entre os envolvidos;
O resultado do projeto:
– reversão do caixa negativo;
– satisfação de todos os stakeholders na entrega;
– conexão, respeito, integridade e comprometimento de todos os envolvidos;
Confiar na capacidade individual de resolução de problemas foi fundamental para que o projeto colhesse os resultados, quem participou sabe!
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