Cuidar do estoque, principalmente no caso dos empreendedores do varejo, é fundamental. Ter o controle de tudo que entra e sai da empresa, dos gastos despendidos com cada item e da quantidade necessária de cada um é uma forma de economizar e até mesmo ganhar mais, pois deixar o estoque de um certo produto acabar, por exemplo, quando ainda há demanda por ele, significa a perda de possíveis vendas. Utilizar um programa de controle de estoque e vendas de maneira interligada, portanto, é uma mão na roda.
O que é controle de estoque?
O controle de estoque é a área responsável por controlar o fluxo de materiais dentro de uma empresa e apontar informações importantes sobre vendas, bem como analisar e prever as necessidades de compras futuras. Quando esse processo é otimizado, o setor de compras passa a ter informações precisas que norteiam novas aquisições, tanto na quantidade, quanto na frequência de cada item. Desse modo, o gestor ter uma visão do que encalha e do que representa boas vendas.
Controlar o estoque nada mais é do que realizar a gestão de itens, ou seja, registrar o fluxo de mercadorias, as que entram e as que saem, é identificar as movimentações do setor. Também é na gestão da organização do estoque que é possível armazenar as mercadorias de acordo com o seu tamanho, peso, cor, formato e demais atributos que variam de segmento para segmento. Esse detalhamento ajuda na organização e na hora de vender.
Mais do que ajudar no gerenciamento da empresa, o controle de estoque promove maior eficiência e organização de alguns dos processos internos da empresa. Um controle bem feito é capaz de reduzir desperdícios, tanto de tempo e energia na hora de fazer gestão quanto de seus recursos financeiros.
O estoque pode ser, geralmente, de duas modalidades diferentes. Uma é de matérias-primas para a produção industrial de grande ou pequeno porte, a outra, de produtos finais prontos para a comercialização no varejo.
Vantagens de controlar o estoque
Um dos principais impactos negativos de quem não faz a gestão de seu estoque é comprar demais, sem saber a real necessidade da empresa. Gastar com algo que ficará muito tempo parado, é deixar de investir em outras situações mais rentáveis e que tragam outros tipos de retorno à empresa. Mais do que isso, armazenar muitos produtos que fiquem obsoletos ou que possam perder a data de vencimento e sejam desperdiçados. São muitas as vantagens de fazer o controle adequado do seu estoque:
- Aproveitamento e organização do espaço;
- Aumento da produtividade da equipe;
- Benefício para o setor de compras e vendas;
- Benefício para o setor financeiro;
- Ajuste e diminuição no desperdício;
- Diminuição na ocorrência de erros;
- Relatórios gerenciais precisos;
Tipos de estoque
Estoque de Antecipação ou Sazonal – Esse tipo de estoque é adotado quando a empresa prevê uma futura demanda, tem o objetivo de nivelar flutuações, comum em datas sazonais.
Estoque Consignado – O estoque consignado é aquele que é mantido por terceiros, como distribuidores, clientes, entre outros.
Estoque de Contingência – É o estoque mantido como garantia para cobrir possíveis situações de falha extraordinária nas operações e sistema da empresa.
Estoque Inativo – São itens que estão obsoletos ou que não tiveram saída nos últimos períodos.
Estoque Máximo – Para calcular o estoque máximo deve-se levar em consideração a quantidade previamente determinada para que seja interrompido novos pedidos, seja por motivo financeiro ou até mesmo por conta do espaço disponível para armazenamento.
Estoque Médio – Refere-se à metade do estoque normal adicionado ao estoque de segurança, deve ser verificado com mais frequência no caso de produtos perecíveis.
Estoque Mínimo – Esse tipo de estoque é composto por uma quantidade mínima previamente determinada para que a solicitação do pedido de compra de um item específico ocorra.
Estoque de proteção – Tem como objetivo compensar demandas acima do esperado e maior que o tempo de ressuprimento. Além disso, ele compensa incertezas no fornecimento, como atrasos na entrega.
Estoque Regulador – É mais utilizado em empresas com diversas filiais. O estoque regulador é mantido por uma das filiais para suprir as eventuais necessidades das outras.
Estoque de ciclo – O estoque de ciclo ocorre principalmente nas empresas que operam com vários produtos ou porque as operações possuem vários estágios, ou seja, é uma empresa que fabrica vários produtos, mas um por vez, portanto, ela deve programar o ciclo produtivo de cada produto.
Estoque em Trânsito – Refere-se ao período em que esses produtos ficam nos veículos em que estão sendo transportados.
Dropshipping – É voltado para e-commerces e empreendedores individuais de marketplaces, consiste em receber as ordens de serviço online e encaminhá-las ao fornecedor que, por sua vez, envia o produto para o seu cliente em nome da sua empresa, você faz apenas o intermédio para venda.
Programas de controle de estoque
Seja com planilha de controle de estoque ou com código de barras, o principal é otimizar o investimento feito com o estoque. Adotando um sistema que acompanha entradas e saídas, é possível fazer estimativas de vendas, de produção, de pedidos feitos a fornecedores, bem como descobrir os produtos que vendem mais ou menos.
Pode-se acompanhar esses dados e organizá-los de várias formas, inclusive com planilhas e código de barras, como já citado, mas também com um simples caderno, dependendo da necessidade da empresa.
Para facilitar o trabalho e manter a organização de forma simples, sugerimos aqui cinco programas de controle de estoque que podem se adequar às necessidades do seu negócio.
1. Conta Azul
O sistema oferecido é completamente integrado e online. Possui recursos como alimentação automática de estoque a cada compra, inventário e cadastro de produtos de forma intuitiva, entre outros. O sistema pode ser utilizado gratuitamente para teste.
2. Gran Money
É um sistema de gestão empresarial que oferece a função de controle de estoque. Moderno e disponível em forma mobile, ele pode ser configurado para notificar os usuários em tempo real, deixando mais prático o processo de reposição de produtos.
https://granmoney.com/
3. Easystore
Integra controle de estoque e financeiro. Cria fichas individuais concentrando informações de compras, vendas, fornecedores e outras. O visual não é moderno, mas a interface é simples e fácil de ser utilizada.
http://easystore.softonic.com.br/
4. CEST
Recomendado para negócios de médio a grande porte, este programa é multiusuário e permite trabalhar em rede, suportando grandes movimentações e quantidades de registros. Tem a função de realizar estatísticas de vendas dos últimos 24 meses registrados.
http://cest-controle-de-estoque.softonic.com.br/
5. tsEstoque
Oferece relatórios mensais em formato PDF e monta gráficos detalhando toda a movimentação que foi registrada no programa. Possui uma função de chat interno, para que os usuários de uma mesma empresa possam comentar registros e dados entre si.
https://www.tsestoque.com.br/
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