Sem capital, é difícil tirar um negócio do papel. Nesse sentido, planejar com cuidado a utilização dos recursos disponíveis é essencial para garantir não só o prolongamento da vida de uma empresa, mas seu contínuo e duradouro sucesso. Como nas finanças domésticas, é preciso definir gastos, prioridades e supérfluos. Uma planilha para planejamento financeiro empresarial, em Excel ou em outros formatos, é primordial para manter o controle e a organização dos recursos que entram e saem da empresa.
A preocupação em ter esse controle deve ser ainda maior quando se tratar de um negócio em estágio inicial. Isso porque a situação de não ter tantos clientes e de ainda não ter estabelecida a empresa no mercado é delicada no que diz respeito a assegurar o capital de giro (que na verdade significa simplesmente ter saldo positivo suficiente para os gastos da empresa e para promover seu crescimento). Por isso é tão importante buscar informações sobre planejamento financeiro empresarial e como fazer esse tipo de plano de forma a adaptá-lo à realidade do negócio e do estágio em que o mesmo se encontra.
Muitos sites de empreendedorismo disponibilizam modelos gratuitos de planejamento financeiro empresarial, como por exemplo o Sebrae. A adequação de um desses ou de outros modelos para a sua empresa pode ser mais simples do que montar um plano de entradas e saídas do zero. O planejamento financeiro empresarial tem características e fundamentos específicos, que aqui resumimos em oito dicas para facilitar o trabalho de quem pretende montar um modelo personalizado ou se basear em planos previamente existentes:
1. Faça previsões para o ciclo operacional – Para garantir o capital de giro, planeje os gastos em cada etapa dos processos utilizados na empresa: fabricação/compra, estoque, venda e entrega (ou quaisquer outros particulares ao negócio em questão). Estabelecer um valor de custo para cada uma dessas etapas, com base numa análise realista, é a forma mais sensata para começar a montar um planejamento financeiro.
2. Estipule diferentes situações – Prever gastos é certamente mais fácil do que estabelecer o exato valor que entra através de vendas. Como planejar os gastos sem ter a garantia de quanto capital está disponível? É importante utilizar as previsões citadas no outro ponto para estipular três possíveis cenários: o de "sobrevivência", no qual se gasta apenas o necessário para a vida saudável da empresa; o "normal", que seria aquele em que sobra algum capital para investimentos internos; e o "sucesso", que o nome já explica, é o capital suficiente para cobrir despesas, fazer investimentos e crescer em lucros, estando longe de riscos de falência. Passar de um cenário para o outro não acontece do dia para a noite, por isso, mantenha sempre o equilíbrio ao estipular as vendas; não aumente os gastos para o mês seguinte só porque vendeu bem no mês passado, mas estabeleça metas para alcançar uma taxa estável de crescimento.
3. Negocie preços e pagamentos – Uma boa forma de segurar dinheiro no caixa é pedir maiores prazos aos fornecedores ou parcelar pagamentos (sem juros!). Assim, se inclui a parcela do pagamento no planejamento sem que o peso seja muito grande.
4. Adiante recebimentos – É o mesmo princípio do ponto anterior: investir para ter dinheiro em caixa. Promoções, descontos para compras à vista e outras ações do tipo servem para facilitar a entrada de capital. Quando se trata de promoções, porém, é importante fazer os cálculos para não perder ao invés de ganhar; o objetivo é adiantar lucros para evitar ao máximo fazer empréstimos, o que nos leva ao próximo ponto.
5. Cuidado com os juros – Não calcular o ciclo operacional e não negociar com os fornecedores pode resultar na necessidade de um empréstimo para cobrir custos e refazer estoque. O problema é que as taxas de juros no caso de crédito liberado rapidamente para cobrir despesas de curto prazo podem chegar a até 10% ao mês, em casos extremos. Guardar um dinheiro de segurança, para cobrir eventuais custos como esses, deve ser um hábito desde o início do empreendimento, de forma a evitar os juros ao máximo.
6. Não confunda o caixa da empresa com o seu – Misturar as coisas dificulta a visualização dos resultados da empresa. Deve ser estabelecida previamente a quantia que cada um dos sócios receberá por mês, para que o patrimônio do empreendimento não seja prejudicado.
7. Calcule o preço ideal para o seu produto – Através da análise do custo de produção, expectativa de lucro, pró-labore dos sócios (quantia retirada por mês) e outros custos e variáveis é que se determina o valor de um produto ou serviço. O preço deve, invariavelmente, corresponder ao valor necessário para sustentar todos os gastos e promover o crescimento da empresa. Se o preço atual for problemático, voltar ao plano de negócios é uma opção para rever os processos utilizados e estudar formas de reduzir custos, promover mais entradas (promoções com pagamento à vista, por exemplo) ou aumentar preços, o que for mais viável.
8. Mantenha o controle! – Não deixe de ser rígido quanto ao controle financeiro; medir o Retorno Sobre Investimento (ROI) com regularidade é importante, bem como adotar alguma ferramenta de gestão financeira que ajude a manter o fluxo de caixa e os gastos mensais sempre atualizados.
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