Uma das formas seguras para se atentar às mudanças do mercado quando se tem um negócio é praticar a melhoria contínua constantemente na empresa. É uma maneira de atuar internamente com base nos dados externos e vice-versa.
A melhoria contínua é uma prática amplamente utilizada por diversas empresas e tem como objetivo melhorar produtos, serviços ou processos através do aumento da qualidade e da redução de desperdício. E é por meio de metodologias eficientes que ela é implementada.
Os 3 pilares da melhoria contínua
A melhoria contínua é muitas vezes descrita como uma filosofia. Por isso, como toda filosofia, ela possui pilares base que são necessários aprender para praticá-la da melhor forma. São eles:
- Exige continuidade. A melhoria contínua é um ciclo sem fim, visto que sempre há novas possibilidades e oportunidades para melhorar os processos da empresa.
- É uma cultura. Essa filosofia afeta todos os setores do negócio e, por isso, é importante inseri-la em todos os níveis da empresa. Consequentemente, a melhoria contínua está diretamente ligada à cultura organizacional.
- Traz benefícios para todos. Se essa filosofia engloba todos os setores, então é possível concluir que também gerará benefícios para todos. E aqui não se fala somente em partículas grandes, como as áreas da empresa, mas de partículas menores, também: para todos os colaboradores.
Como aplicar a melhoria contínua no meu negócio?
O valor de negócio da melhoria contínua pode ser comprovado pelos seus inúmeros benefícios. Dentre eles estão a simplificação dos fluxos de trabalho, a redução dos custos de projetos ou processos, o aumento de flexibilidade e competitividade, a redução de erros, o aumento da produtividade e a melhoria do senso moral dos trabalhadores.
Além disso, quem não melhora seus processos perde tempo e dinheiro quando o projeto já está muito adiantado, sendo preciso refazê-lo. Então, para conseguir essas e outras vantagens, você pode seguir 4 passos para aplicar de maneira eficiente a melhoria contínua.
1. Estabeleça pontos focais
Ao analisar os pontos de melhoria da empresa, é provável que se encontre diversas atividades que podem ser aprimoradas para o desenvolvimento dos negócios. Portanto, dentre essas inúmeras possibilidades, é preciso ter foco naquelas que trazem melhores resultados. Além disso, ao estabelecer pontos focais, isso evita que você tente melhorar tudo de uma só vez, o que não traria nenhum fruto positivo e desperdiçaria esforço e tempo.
2. Meça seus resultados
Geralmente, a qualidade é o principal efeito que a melhoria contínua busca. Porém, qualidade é um conceito amplo e que difere para cada empresa. Por isso, é preciso ter uma métrica para definir esse conceito.
Ou seja, para ter êxito na melhoria contínua, é preciso saber onde a empresa está e onde se pretende chegar. Com isso, você tem maior domínio para desdobrar o que é qualidade e estabelecer indicadores para medir se as suas ações estão dando resultados positivos ou negativos.
Por exemplo, se para sua empresa qualidade é aumentar o número de visitantes no site, você pode elaborar um projeto de melhoria contínua para expandir essa quantidade de 100 para 1000. Dessa forma, a métrica mais adequada para medir os resultados seria o tráfego de site.
3. Padronize
Se você tiver um padrão, fica mais fácil controlar seus processos. Com base nele, é possível determinar quais melhorias são necessárias a serem acrescentadas ao padrão para que, assim, seus benefícios sejam contínuos durante os novos processos, além de você conseguir determinar o que está dando certo ou errado nos procedimentos.
4. Tenha conhecimento técnico
Depois de estabelecer seus pontos focais, medir seu desempenho e padronizar, chegou a hora de saber o que precisa ser feito. Se o seu objetivo é aumentar o número de visitantes no site, mas ainda não foi possível fazer isso, provavelmente o motivo é que você ainda não compreende como realizar tal feito.
Por isso, como dito no começo do artigo, existem diversas metodologias que tiram a melhoria contínua da ideia para a prática. Essas técnicas são simples de usar e ajudam a identificar a causa do problema, propor soluções eficientes e elaborar estratégias. Três ferramentas amplamente utilizadas são: a gestão ágil, o Ciclo PDCA e o método Kaizen. Vamos te explicar melhor as duas últimas.
O que é o Ciclo PDCA?
O Ciclo PDCA consiste em 4 passos: Plan, Do, Check, Act (Planejar, Fazer, Verificar e Agir). Note que essa metodologia é a essência da melhoria contínua, visto que as etapas são praticamente as mesmas.
Planejar consiste em definir o problema e sugerir uma forma de resolvê-lo. Perguntas como “qual é o propósito?”, “qual é o alvo?” e “qual é a melhor abordagem para alcançar o resultado proposto?” são questões que você pode responder para te auxiliar nessa etapa. Além disso, é preciso estabelecer a equipe responsável para solucionar tal problema e criar uma linha do tempo para melhorar a visualização dos prazos.
Treinar os envolvidos, executar um plano completo ou testar uma solução piloto em escala menor são atividades que se incluem na etapa Fazer. É o momento mais favorável para experimentar as abordagens – não esqueça de registrar todos os passos realizados no processo para depois analisar se é a melhor abordagem, através de dados e feedbacks.
Verificar é o ponto do ciclo utilizado para estudar a estratégia escolhida e avaliar seus resultados. Compare as expectativas da etapa Planejar com o material coletado para observar se a solução foi bem-sucedida ou não. Responder algumas perguntas também é importante nesse momento. Alguns exemplos são: “a abordagem foi um sucesso ou um fracasso?”, “funcionou como o planejado?”, “por que ou por que não?”, “o que funcionou e o que não funcionou?” Mesmo que a abordagem não tenha sido bem-sucedida, anote os aprendizados para mudar ou evitar as ações no futuro.
Depois de definir o problema, executar o plano e analisar os resultados da solução, chegou a hora de Agir. Nesta etapa, você implementa totalmente a abordagem escolhida. Se funcionar, padronize os processos e treine a equipe. Se não, avalie e tome ações corretivas.
Vale ressaltar que a estratégia selecionada não será, necessariamente, a solução final ou a única possível. Ela se torna uma linha de base para os próximos passos.
O que é o método Kaizen?
O método Kaizen foi criado na década de 1950 no Japão e tem como base a evolução constante dos processos que compõem um sistema de produção. Essa metodologia é uma estratégia que auxilia a empresa a se tornar um ambiente de trabalho disciplinado. Isso influi diretamente na diminuição de momentos improdutivos e, consequentemente, em aumento da produtividade.
A técnica Kaizen é composta por 5 “S”:
- Seiri: classificação do que é útil e inútil;
- Seiton: ordenar o útil e decidir sobre o inútil;
- Seiso: manter a ordem e a limpeza;
- Seiketsu: cuidar da higiene tanto pessoal quanto do ambiente;
- Sheitzuke: estimular a disciplina e o autocontrole.
Duas formas fáceis que ajudam a colocar esse método em prática são simplificar as tarefas e aplicá-lo todos os dias. Ao distribuir pequenas obrigações que você pode realizar durante seu horário de trabalho, haverá maior eficácia da sua função. Além disso, você cria o hábito quando coloca em prática diariamente o método, o que desenvolve uma rotina saudável e produtiva.
Existem diversas ferramentas para dar suporte à implementação da metodologia Kaizen. Dois grandes exemplos são o VSM (Value Map Stream) e o Kanban.
O mapeamento do fluxo de valor (VSM) aproveita a produtividade e a colaboração de todas as pessoas da equipe. Ele é realizado através da definição das várias etapas envolvidas na visualização do produto, serviço ou processo do início ao fim. Dessa forma, o VSM auxilia a identificar desperdícios, como estoque e atrasos.
A metodologia Kanban é basicamente o que o Trello disponibiliza. Para acompanhar (de maneira visual, prática e com poucos recursos) o andamento do fluxo de trabalho são utilizados cartões ou post-its em um quadro. De um lado ficam as tarefas que precisam ser realizadas, também chamado de Backlog; do outro ficam as etapas de execução – o que está em desenvolvimento e o que foi entregue. Conforme as tarefas são realizadas, cada cartão é colocado na categoria correspondente ao status da tarefa.
É possível, então, perceber como a melhoria contínua se transforma em um valor de negócio ao aumentar a produtividade e diminuir o desperdício da empresa. Fazer um diagnóstico da organização e ficar atento às mudanças do mercado também são fatores-chave para compreender as necessidades de adaptação do negócio e a implementação rápida de novas ações.
O fundador do Grupo Cereal, Evaristo Barauna, sempre entendeu que estar à frente do seu tempo em relação a planejamentos e pronto para enfrentar adversidades foi fundamental para se destacar no setor tradicional do agronegócio brasileiro.
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