Já imaginou conseguir transformar o caos da sua rotina em dias altamente produtivos? Quantas vezes você já se deparou com milhões de pensamentos frenéticos oscilando entre ideias, pendências e problemas rondando sua cabeça tudo ao mesmo tempo e agora? Tenho duas boas notícias que vão te animar. A primeira é que você não está sozinho. Todos nós em algum momento da vida se viu envolto num mar de tarefas e atribuições que parece não ter fim. A segunda é que existe uma luz no meio desse alvoroço. E o nome dela é organização.
Isso mesmo, uma única palavra tem o poder de transformar o humor, a produtividade e a capacidade de lidar com os inúmeros compromissos que permeiam nossa rotina profissional e pessoal. Pessoas desorganizadas são mais estressadas, vivem com aquela sensação de fazer mil coisas ao mesmo tempo mas nenhuma delas direito e têm dificuldade em lidar com as adversidades pois seu dia a dia já é tão conturbado que pequenos imprevistos tornam-se grandes obstáculos.
Assim como todo comportamento, ser organizado é algo que pode ser aprendido. Nem todo mundo nasce organizado por natureza, aliás poucos de nós temos essa sorte. Contudo, com esforço e dedicação qualquer um pode adquirir hábitos simples que, implementados de maneira continuada, farão toda a diferença.
Nesse texto vou mostrar pra você quais são os hábitos das pessoas organizadas e sugerir um passo a passo simples, com apenas 4 etapas, para que você tenha uma rotina mais organizada, leve e produtiva.
Afinal, quais são os benefícios de ser organizado?
Essa pode ser uma pergunta óbvia mas você já parou pra pensar sobre como tornar-se uma pessoa organizada pode influenciar positivamente no seu desempenho profissional e nas suas realizações pessoais? Muitas vezes, justamente por ser tão evidente não paramos para pensar e analisar como o fato de ser mais organizado nos afeta de maneira construtiva.
Pessoas organizadas adquirem rotinas produtivas e possuem um alto poder de concentração, o que impacta diretamente seu rendimento. As ideias tornam-se mais estruturadas pois o cérebro não vive o frenesi de ter que lidar com milhões de informações ao mesmo tempo. As ideias e pensamentos fluem melhor e respondem mais rapidamente, de maneira especial, diante de situações adversas. Como resultado temos pessoas que estão no controle da sua rotina o que as torna menos estressadas, mais confiantes e comprometidas.
Quais são os hábitos das pessoas organizadas?
Antes de entrarmos nessa questão, vale lembrar que para se mudar hábitos é importante que haja comprometimento. Não existe mágica e nem fórmula de sucesso. Se você não está determinado a se tornar uma pessoa mais organizada pode parar a leitura por aqui.
No início será difícil, pois falamos em mudar atitudes muitas vezes enraizadas na sua rotina há anos e, por isso mesmo, exige empenho e dedicação. Pesquisas apontam que, para uma atividade tornar-se um hábito ela deve ser praticada ao longo de 21 dias seguidos, sem interrupção. Organizar dá trabalho, mas pense nos benefícios que conversamos logo acima, lembre-se das vantagens e da praticidade que você irá adquirir e como elas irão melhorar a sua qualidade de vida.
Pessoas organizadas possuem os seguintes hábitos:
Desapego: Papéis, documentos, pastas, emails… Ser organizado significa ter em mãos apenas aquilo que tem alguma utilidade. O que não serve ou que já teve o devido encaminhamento deve ser arquivado ou enviado para doação ou reciclagem. Lembre-se da máxima "menos é mais"
Anotações: Quem é organizado tem o hábito de escrever suas pendências, listar as tarefas e colocá-las em ordem de prioridade. Essa atitude traz segurança e diminui a possibilidade de esquecimento.
Rotina: Ter uma mesa limpa e todas as suas pendências anotadas não se sustenta por si só. É preciso ter uma rotina de organização continuada e consistente, afinal nossas demandas mudam a cada dia.
Faça agora: Sabe aquela mania de deixar pra depois? Pois saiba que uma pessoa organizada não dá espaço para a proscratinação. Quanto mais você demora para realizar determinada tarefa mais difícil será concluí-la.
Delegar: Sabemos que nem sempre é possível fazer tudo e nessa hora o único caminho é pedir ajuda. Para isso é fundamental identificar as tarefas que podem ser realizadas por outras pessoas daquelas que afetam diretamente seus objetivos ou seu negócio e dependem de você para serem bem executadas.
Lembre-se, quando os hábitos são incorporados e fazem parte da nossa rotina de maneira natural e contínua nos tornamos mais produtivos e com mais energia, pois o cérebro passa a agir naturalmente e sem tanto esforço.
Passo a passo para se tornar uma pessoa mais organizada:
1. Comece a limpar
Olhe sua mesa e gavetas e se desfaça de tudo que não tem uso. Desde coisas simples como canetas que não funcionam até aquelas pastas lotadas de documentos antigos. Jogue no lixo o que está estragado, mande para reciclagem os papéis que não têm mais valor, arquive documentos em pastas separadas por assuntos. Deixe seu ambiente de trabalho limpo e organizado.
Faça o mesmo no mundo virtual. Organize seus emails por assuntos – mas nada de criar uma pasta "outros" e colocar tudo lá! – cancele a assinatura das newsletters que não agregam valor, apague do celular os aplicativos que você não usa.
2. Escreva
Organize sua rotina, escreva seus compromissos, divida as pendências e identifique o que pode ser delegado. Lembre-se que você não é apenas profissional. Considere também as atividades de lazer que garantem seu bem estar. Tornar-se organizado deve ser prazeroso e por isso é importante levar em conta todos os momentos do seu dia.
Nessa fase é importante definir um calendário realista. Achar que é possível encaixar infinitas tarefas em um único dia gera ansiedade e frustração. Identifique seus limites e os respeite. Considere também possíveis empecilhos, tais como trânsito, atrasos, etc. Ou seja, deixe uma folga de uma ou duas horas ao longo do dia que te garantirá margem para ajustes.
3. Tenha uma rotina de organização, de preferência pela manhã
Como já falamos ao longo do texto, ser organizado é um compromisso que você precisa assumir que demanda esforço e dedicação. Dessa forma, nada melhor para garantir um dia organizado do que dedicar 10 minutos da sua manhã para se planejar.
Analise sua lista de pendências, apague aquilo que já foi resolvido, inclua novas demandas e reveja as prioridades.
4. Seja fiel ao que você programou
Chegar até aqui não é fácil mas aposto que as diferenças na sua rotina já podem ser percebidas. Entretanto, para dar continuidade é importante que você tenha o compromisso de seguir e cumprir com o que está programado. Se boicotar coloca a perder todo seu esforço até esse momento.
Últimas dicas:
Para facilitar a escolha das suas prioridades uma sugestão é utilizar o Princípio de Pareto e identificar qual é aquele 20% de tarefas que irá impactar em 80% nos seus resultados. Defina três objetivos principais por dia e concentre seus esforços neles.
Cuidado com os ladrões do tempo que, além de roubar minutos preciosos do dia, impactam diretamente na sua capacidade de concentração. Mídias sociais, email, várias abas abertas no computador, celular tiram a atenção necessária para se manter focado e produtivo.
Utilize a tecnologia a seu favor. Existem inúmeros aplicativos e ferramentas que facilitam muito a organização. Meus preferidos são o calendário do Google para organizar as tarefas, Dropbox e Google Drive para armazenar documentos na nuvem e Evernote para organizar a leitura de artigos da internet e sistematizar as informações. No Facebook crio listas de interesse que me permitem filtrar o que aparece no feed de notícias.
Esteja presente, seja no trabalho ou nos momentos de lazer. Valorize cada momento do seu dia em sua plenitude. Viver o agora e estar por inteiro favorece a sensação de realização e dever cumprido.
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