Um inventário é o registro detalhado de todos os bens, mercadores e ativos de uma pessoa ou de uma empresa em um determinado momento. Ele é uma ferramenta essencial para uma gestão mais eficiente e uma visão clara do patrimônio da organização.
O objetivo deste artigo é trazer mais informações sobre o tema e dicas práticas para você conseguir criar o inventário da sua empresa.
Definição de inventário
Um inventário, em termos simples, nada mais é do que uma lista contendo e descrevendo todos os materiais ou bens em posse de uma pessoa, ou de uma organização.
O melhor modelo de inventário de estoque é o mais detalhista. Quanto mais informações sobre cada item estiverem descritas, mais fácil controlar e menos complicada se torna qualquer eventual movimentação necessária no inventário físico.
Em empresas pequenas, é mais simples controlar o fluxo daquilo que entra e sai, mas quando ela cresce, a atenção aos detalhes se torna um ponto fundamental para o total controle do estoque e, consequentemente, o bom funcionamento da organização como um todo.
Tipos de inventário
O tipo de inventário escolhido das necessidades e objetivos. Confira os principais tipos e quando os usar:
Inventário de estoque
O inventário de estoque contempla aquilo que a empresa armazena internamente ou em algum outro lugar, como um depósito. É focado no controle de itens disponíveis para venda, matérias-primas ou produtos acabados.
É indicado para casos de empresas com alta movimentação de mercadorias ou que precisam evitar rupturas no estoque ou excesso de produtos. Normalmente, é feito usando o Excel, programa do pacote Microsoft Office, em formato de planilha, ou em alguma plataforma on-line que ofereça um formato similar.
Leia também: como fazer a contagem de estoque
Inventário patrimonial
O patrimonial registra ativos fixos, como máquinas, equipamentos, imóveis e veículos, identificando o valor e estado de conservação desses bens. É usado para controle de patrimônio, planejamento de investimentos e também em elaboração de balanços contábeis e fiscais.
Inventário de produção
O inventário de produção controla os materiais e componentes utilizados no processo produtivo, além de itens em processo (work in progress).
Normalmente, é usado por indústrias que precisam monitorar consumo e eficiência de materiais. Também em casos de interesse em controlar desperdícios e otimizar processos.
Inventário de riscos
Documento que identifica e lista os riscos ocupacionais presentes no ambiente de trabalho, e o nível de exposição dos colaboradores. É uma ferramenta que faz parte do programa de gerenciamento de riscos das empresas.
Principais vantagens de ter um inventário atualizado
Manter um inventário atualizado vai além de contar e registrar bens: é uma ferramenta que aumenta a eficiência da empresa ao garantir o controle completo sobre os itens e materiais gerenciados. Esse controle reduz perdas, evita a falta de produtos essenciais, previne gastos desnecessários e, com o melhor aproveitamento dos recursos, melhora a lucratividade do negócio.
Além disso, um inventário atualizado ajuda a identificar problemas ocultos, permitindo uma gestão mais preventiva e assertiva.
Para obter dados confiáveis e com baixa margem de erro, é essencial realizar o processo com excelência. Em grandes empresas, isso exige planejamento e atenção aos detalhes na criação e manutenção dos registros.
Dicas práticas para elaboração de um inventário de estoque
O primeiro passo para fazer um inventário é fazer um planejamento que contemple todas as etapas. No planejamento, também deve-se definir o objetivo do documento, a metodologia (contagem manual ou digital usando softwares de gestão) e estabelecer a equipe responsável pela construção.
Listamos dicas práticas para a elaboração de um inventário de estoque. O passo a passo serve apenas como modelo inicial, ele deve ser adaptado à necessidade de cada organização.
1. Escolher bem quando fazer o inventário
Evite realizar a contagem em dias em que há grande fluxo de saídas e entradas. O ideal é escolher um dia em que o estoque estiver estagnado, como finais de semana, feriados ou durante a madrugada.
2. Organize o espaço antes de contar e registrar
Essa prática tornará o trabalho mais eficiente e diminuirá as possíveis dificuldades. Um espaço limpo, com itens agrupados por categorias e visualmente agradável, é a melhor opção para possibilitar um inventário bem-sucedido.
3. Categorize e identifique espaços
Ao fazer as contagens, estabeleça também o número de prateleiras, gavetas, armários e qualquer outro mobiliário de armazenamento. Associe os itens a esses locais, para facilitar o trabalho, os registros e as próximas contagens.
4. Conte cada item, um por um
É importante não confiar que em uma caixa existem x latas de tinta, por exemplo, pois pode acontecer de algumas delas conterem um pouco menos ou mais. O correto é ver e contar cada material ou produto na mão, para minimizar as margens de erro.
5. Faça uma segunda contagem
Ao terminar a primeira rodada de contagens, conte com um segundo par de olhos e mãos para conferir as quantidades novamente, especialmente quando se depender apenas de recursos humanos, sem ajuda dos eletrônicos.
6. Faça um registro detalhado
Por fim, como já dito no início, descrever o máximo possível de detalhes em relação a cada categoria e produto será importante para manter um inventário completo. Quanto mais informação, maior a eficiência.
Dicas extras
Confira dicas extras para ter um inventário eficiente:
- Realize auditorias, busque auditar periodicamente o inventário para validar as informações;
- Investir em ferramentas tecnológicas como leitores de códigos de barras, RFID e softwares de gestão podem otimizar o processo e reduzir erros humanos.
- Crie padrões de documentação. Ao usar nomenclaturas consistentes, você evita confusões nos registros.
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