Para empresas que trabalham, de alguma maneira, com produtos – seja vendendo-os ou tendo-os como suprimentos para serviços oferecidos – é fundamental ter um controle preciso sobre esses materiais. É esse monitoramento que vai evitar problemas como desabastecimento, desperdícios e desvios.
O trabalho, porém, nem sempre é fácil. Em muitos empreendimentos, ainda é comum que a contagem aconteça de forma manual, o que costuma ocasionar erros e, consequentemente, um diagnóstico errado da situação. Em outros casos, sequer há algum tipo de verificação.
O primeiro passo para fazer a contagem do estoque é definir um método. Se a opção for pelo trabalho manual, é importante que a atenção seja redobrada. Nesse caso, o responsável (ou responsáveis) pelo inventário faz uma verificação do estoque e registra em papel ou planilha digital as descrições e as quantidades.
Na operação manual, para garantir maior precisão, é interessante que a verificação seja feita pelo menos duas vezes, por pessoas diferentes. Depois disso, os dados podem ser lançados em um sistema, que vai atualizar a situação e apresentar um panorama do estoque. Nesse caso, o processo é considerado misto, meio manual e meio automatizado.
A melhor maneira, porém, é fazer a contagem com um coletor de dados, que captura as informações por meio dos códigos de barras dos produtos e lança diretamente no sistema. Esse é o método totalmente automatizado e funciona com um software de gestão integrado, conhecido como ERP, da sigla em inglês “Enterprise Resource Planning” (Planejamento de Recursos Empresariais). Automatizar o trabalho evita erros humanos, com duplicidades ou ausências de registros.
Para empresas muito pequenas, com estoques bem reduzidos, a contagem totalmente manual pode funcionar. Para empresas maiores ou que têm muita movimentação, o ideal é automatizar os processos.
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