Um inventário, em termos simples, nada mais é do que uma lista contendo e descrevendo todos os materiais ou bens em posse de uma pessoa ou de uma organização. Nesse último caso, geralmente se refere a um inventário de estoque, pois a lista contempla aquilo que a empresa armazena internamente ou em algum outro lugar, como um depósito. É bastante comum se fazer inventário de estoque no Excel, programa do pacote Microsoft Office, em formato de planilha, ou em alguma plataforma on-line que ofereça um formato similar. Nesta matéria nós ensinamos como fazer a contagem de estoque
O melhor modelo de inventário de estoque é o mais detalhista. Quanto mais informações sobre cada item estiverem descritas, mais fácil controlar e menos complicada se torna qualquer eventual movimentação necessária no inventário físico. Em empresas pequenas, é mais simples controlar o fluxo daquilo que entra e sai, mas quando ela cresce, a atenção aos detalhes se torna um ponto fundamental para o total controle do estoque e, consequentemente, o bom funcionamento da organização como um todo.
Além do que já foi dito, quais são as principais vantagens em manter um inventário atualizado? Primeiramente, fazer a lista é mais do que contar e registrar bens. Ela aumenta a eficiência da empresa por garantir o conhecimento de tudo que precisa ser gerenciado no que diz respeito a bens e materiais. Esse ganho de eficiência tende a reduzir perdas, evitar a falta de certos itens e o gasto desnecessário com outros e, por causa desse melhor aproveitamento de recursos, melhorar a lucratividade do negócio.
Dessa forma, já que manter um inventário atualizado traz a possibilidade de identificar problemas que de outra forma não seriam percebidos, o que contribui, no longo prazo, para a precaução com relação a tais problemas, é necessário executar o processo com excelência, de maneira que os dados gerados sejam confiáveis e tenham a menor margem de erro possível. Para isso, especialmente em grandes empresas, é preciso pensar nos detalhes para a criação e manutenção de um bom registro antecipadamente.
Listamos aqui dicas práticas para a elaboração de um inventário de estoque, um passo a passo que serve apenas como modelo inicial e que deve ser adaptado à necessidade de cada organização.
1. Escolher bem quando fazer o inventário
Evite realizar a contagem em dias em que há grande fluxo de saídas e entradas. O ideal é escolher um dia em que o estoque estiver estagnado, como finais de semana, feriados ou durante a madrugada.
2. Organize o espaço antes de contar e registrar
Essa prática tornará o trabalho mais eficiente e diminuirá as possíveis dificuldades. Um espaço limpo, com itens agrupados por categorias e visualmente agradável, é a melhor opção para possibilitar um inventário bem-sucedido.
3. Categorize e identifique espaços
Ao fazer as contagens, estabeleça também o número de prateleiras, gavetas, armários e qualquer outro mobiliário de armazenamento. Associe os itens a esses locais, para facilitar o trabalho, os registros e as próximas contagens.
4. Conte cada item, um por um
É importante não confiar que em uma caixa existem x latas de tinta, por exemplo, pois pode acontecer de algumas delas conterem um pouco menos ou mais. O correto é ver e contar cada material ou produto na mão, para minimizar as margens de erro.
5. Faça uma segunda contagem
Ao terminar a primeira rodada de contagens, conte com um segundo par de olhos e mãos para conferir as quantidades novamente, especialmente quando se depender apenas de recursos humanos, sem ajuda dos eletrônicos.
6. Faça um registro detalhado
Por fim, como já dito no início, descrever o máximo possível de detalhes em relação a cada categoria e produto será importante para manter um inventário completo. Quanto mais informação, maior a eficiência.
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