Produtividade em uma empresa está diretamente ligada à gestão das tarefas distribuídas entre os colaboradores que fazem tudo acontecer. Mas, para que tudo funcione, é preciso estabelecer regras, ferramentas, muita organização das equipes, estabelecendo e distribuindo papéis de forma planejada para evitar desperdício de tempo e de talentos dentro de uma empresa. Para que um gestor possa fazer bem o seu papel de liderança, ter o trabalho bem delegado é um ótimo começo para que as coisas funcionem dentro da companhia.
Mas, o que é uma tarefa?
Tarefa é algo que precisa ser realizado, uma atividade que precisa ser desempenhada por alguém que foi designado para a tal. Tudo isso vem com um objetivo e com um prazo. Elas são processos com mais detalhamento. Por isso, as tarefas demonstram as atividades sequenciais, as interdependentes e os fluxos de trabalho necessários para que cada processo da organização seja executado.
Normalmente, uma tarefa está interligada à outra ou, ainda, o andamento de uma depende da entrega da outra, ou seja, um projeto para obter um bom desempenho da equipe, precisa ter a gestão de tarefas.
Tipos de tarefas
O primeiro passo para estabelecer uma ordem na organização e distribuição das tarefas é definir se elas são:
- Emergências
- Urgentes
- No prazo
- Planejadas
Essa hierarquia forma uma melhor distribuição levando em conta a prioridade de conclusão de cada uma.
Como fazer a gestão de tarefas
A gestão de tarefas envolve delegação, cumprimento de prazos, otimização de performance e uma melhora na organização geral da empresa. O mundo atual trouxe com ele e com toda a transformação digital, muitas ferramentas que auxiliam e muito a gestão de tarefas. Softwares que atuam de forma incrível e fazem com que um líder com muitos colaboradores sob sua gestão ou, ainda, um funcionário com muitas atividades e atribuições, possa ter um painel organizado que o auxilie em: o que, para quem, para quando, com quem e etc.
A tecnologia com certeza faz um trabalho brilhante em ajudar líderes e liderados no cumprimento de suas funções. Mas a gestão das tarefas não depende somente de um bom software e sim dos envolvidos no processo, ou melhor, o comprometimento das pessoas. Para uma boa gestão de tarefas, o líder precisa fazer pelo menos três passos:
1 – Fazer a priorização das tarefas
A priorização das tarefas pode acontecer dentro do dia, da semana, do mês, do semestre, vale lembrar que se tudo for prioridade, nada vai ser prioridade. Nesse caso também é papel do gestor apontar o critério que define as prioridades, se é o prazo, a relevância, o projeto.
2 – Gestão do tempo
Tempo é dinheiro, sim. Tempo é um recurso finito e escasso, por isso, é preciso administrá-lo com coerência na gestão de tarefas. É preciso qualidade mas também produtividade.
3 – Acompanhamento
Estar alinhado com a equipe e acompanhar de perto o desenvolvimento do trabalho é fundamental, mas, mais do que isso, os relatórios gerenciais vão mostrar se, de fato, a gestão de tarefas está sendo efetiva. Não há como gerenciar algo que não é medido, neste ponto, os indicadores, os KPI’s, são super importantes.
4 – Escolher um software para a gestão
Como já falamos acima, a tecnologia empregada na gestão de tarefas é um braço facilitador e fundamental nos dias de hoje, principalmente, em tempos de pandemia, em que muitas empresas adotaram o home office na quarentena e também definitivamente. Por isso, um painel online é fundamental.
Indicadores de gestão de tarefas
Realizar todo um trabalho sem medir se ele realmente está funcionando e dando resultado não faz sentido, por isso, buscar indicadores que possam ajudar nessa compilação de resultados é bem importante. Alguns exemplos de indicadores para a gestão de tarefas, são:
- Tempo gasto por tarefa;
- Entregas por funcionário;
- Tarefas concluídas.
Uma empresa é feita de processos, projetos e tarefas, por isso a gestão desses elementos é essencial para o crescimento. Com certeza quem ainda não faz esse tipo de gestão, precisa colocar na pauta para implementar pra já se você quer aumentar a produtividade dos seus colaboradores, melhorar seus resultados e atingir seus objetivos como companhia! Para aprender mais profundamente sobre gestão, acesse o meuSucesso e comece agora mesmo sua imersão!
Aline W de Paula
