Gestão

Não sabe definir prioridades? Carol Rezende dá 3 dicas de como se organizar

25/06/2015 • por Carolina Rezende

Organizar a agenda e o tempo parece um "bicho de sete cabeças", mas se soubermos definir prioridades a tarefa se torna simples

No último texto falamos sobre os ladrões do tempo, aquelas atividades que nos roubam minutos ou horas que, ao final do dia, não nos permitem realizar as tarefas que havíamos nos programado. Pedi para que você se observasse e anotasse quais são os seus ladrões do tempo. Esse é um trabalho bem pessoal e que varia de acordo com a rotina e a personalidade de cada um de nós. Por isso é importante você fazer essa análise e identificar de maneira objetiva quais são as atividades que consomem o seu tempo e não agregam às suas responsabilidades diárias.

Agora chegou o momento de falarmos sobre outro ponto crucial para uma boa gestão do tempo: elencar as prioridades. Mas, afinal, o que é prioridade? Como separar o que é importante de urgente?

O prefixo “prior” vem do latim e significa “anterior”, ou seja, aquilo que tem prioridade encontra-se em primeiro lugar em comparação a outras coisas. Priorizar exige disciplina – para obedecer o critério dado a cada tarefa e assim não atropelar as atividades – e discernimento, para identificar o que de fato é mais urgente ao invés de categorizar tudo como urgente.

Criar suas listas de prioridades deve ser uma atividade diária. É nesse momento que você identifica as atividades que devem ser realizadas ao longo das próximas horas. Eu tenho o hábito de priorizar minhas tarefas em dois momentos do dia: pela manhã, quando analiso os emails, acesso as mensagens e checo meus compromissos e, no início da tarde – quando revejo o que ficou pendente, analiso as novas demandas que invariavelmente entraram ao longo do dia e reorganizo as tarefas.

E quando a lista de atividades é tão longa que não sabemos o que priorizar? Nesse caso utilizo três critérios:

1.    Impacto nos meus objetivos: Quais atividades terão um impacto direto na realização do que planejei para aquela semana ou para aquele mês? Por exemplo: Defini que naquela semana precisava fechar a grade de cursos do Mulher de Negócio para o próximo mês. Então atividades que de alguma forma contribuem para essa minha meta sempre terão prioridade.

2.    O que pode ser delegado: Analiso as atividades que não necessariamente dependem de mim para serem executadas. Aquelas que podem ser realizadas por outras pessoas devem ser repassadas.

3.    Nível de dificuldade na realização: Muitas vezes nossa lista de prioridade está repleta de atividades relativamente simples, que de maneira isolada não nos demandam muito tempo. Separo essas atividades e as concentro em um determinado espaço de tempo – muitas vezes entre duas atividades mais complexas. Por exemplo, entre a elaboração de um artigo e a pesquisa sobre um determinado tema – atividades que demandam mais tempo e concentração – posso fazer aquela ligação para um fornecedor, responder as mensagens da rede social, ou postar aquele link para o novo post do blog. Coisas simples, que me demandam pouco tempo e que, ao serem concluídas, dão a sensação realização e diminuição da lista de prioridades.

Agora é com você! Aproveite essas dicas e reorganize sua agenda de amanhã priorizando suas atividades ao longo do dia. E lembre-se, mais importante do que se organizar é ter disciplina para cumprir aquilo que você colocou no papel! Até a próxima.

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Quem escreve

Carol Rezende é publicitária e, ao longo de 12 anos, construiu sua carreira na iniciativa privada, trabalhando na área de telecomunicação e, posteriormente, no Fundo das Nações Unidas para a Infância – UNICEF. A maternidade despertou a vontade de seguir novos rumos profissionais. Foi quando, a partir da sua própria necessidade, criou o Mulher de Negócio e nele visualizou a oportunidade de alavancar e articular mulheres que vivem os desafios de empreender e que não tinham um espaço comum para se aprimorar, trocar informações e compartilhar suas experiências.