Tão importante quanto manter a operação da empresa em funcionamento, administrar de maneira eficiente a carteira de clientes é fundamental para o sucesso de qualquer negócio. Isso se faz, antes de tudo, com a boa organização dos dados, de maneira que as ações relacionadas a eles possam ser executadas de maneira simples e objetiva. É para isso que existe o trabalho de CRM (em português, Gestão de Relacionamento com Clientes), que consiste na utilização de ferramentas específicas para gerenciar o público do seu negócio.
Muitas empresas, no entanto, pecam na hora de fazer seu CRM. Algumas, simplesmente porque não fazem. Outras, porque fazem mal. É comum, principalmente em pequenos negócios, deixar de lado essa tarefa, por se pensar que para executá-la é necessário investir em um softwares, que podem ser relativamente caros e de difícil utilização. Mas isso é um engano.
Fazer uma planilha de CRM é, antes de tudo, um trabalho de organização. É claro que um software, que automatiza o processo, facilita as coisas. Mas é possível fazer sem aplicações específicas de CRM. Em planilhas de Excel, por exemplo, dá para organizar os dados do cliente de maneira simples. Há também modelos de planilha de CRM prontos que podem ser adaptados.
Para facilitar, elencamos aqui alguns passos que vão ajudar você na hora de montar sua planilha. Confira:
1 – Organize os dados
Antes de colocar a mão na massa, é preciso organizar os dados. Verifique e separe em um documento nomes, endereços, contatos telefônicos, e-mails e tudo mais que estiver à sua disposição.
2 – Defina campos
Depois de organizar os dados, você deve criar um cadastro para cliente. Mas, antes disso, defina em sua planilha campos específicos em que você vai fornecer informações correspondentes a cada cliente. Por exemplo: crie uma coluna com o campo “nome”, outra com “endereço”, outra com “telefone” etc. É importante que isso deve privilegiar os dados mais úteis para seu tipo de negócio.
3 – Inclua os dados
Definida a estrutura da planilha, você vai incluir os dados. Nessa hora, é importante ter muito cuidado para não confundir campos e colunas, trocando informações.
4 – Faça um back-up
Como nenhuma mídia é inteiramente confiável, faça um back-up de sua planilha, que pode ser atualizado de tempos em tempos com os dados novos. Se for fazer esse trabalho na nuvem, certifique-se de utilizar um ambiente seguro, para preservar os dados de seus clientes e também os interesses do seu próprio negócio.
É importante lembrar que essas dicas são válidas, principalmente, para quem optar por fazer uma planilha manual. Mas o mais seguro, de fato, é utilizar um sistema que automatize o processo, evitando erros e facilitando o acesso sempre que necessários. Existem diversos softwares disponíveis no mercado e você pode pesquisar por um que mais se adapte às necessidades do seu negócio.
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