A gestão de processos, também conhecida como gerenciamento de processos, é uma metodologia utilizada para identificar e entender o funcionamento de uma empresa, além de possibilitar a geração de soluções mais práticas e seguras para o negócio.
As empresas são formadas por milhares de processos e todos, sem exceção, devem ser muito bem gerenciados.
O objetivo deste artigo é te ajudar a saber mais sobre o conceito de gerenciamento de processos, como fazer e dicas para mapear processos com assertividade.
Conceitos importantes
O principal ponto que você precisa entender é que não existe produto ou serviço oferecido por uma empresa sem um processo empresarial. Mas, o que são processos?
“Conjunto de atividades interligadas que transformam insumos em produtos ou serviços, os quais representam soluções para os problemas dos clientes internos e externos da empresa”. (Roberts, 1995:18)
Outro conceito importante é o de gestão de processos, que para alguns autores como uma forma de apoio ao progresso gerencial na busca por melhores resultados (ASSUNÇÃO; MENDES, 2000).
Em resumo, a gestão de processos é uma metodologia de análise e aprimoramento contínuo dos seus processos, tendo como base as estratégias e capacidades da empresa.
Para que serve o gerenciamento de processos?
Investir em fazer gestão de processos é fundamental para o negócio prosperar, principalmente na era da informação, que há mudanças constantes.
O gerenciamento de processos serve, portanto, para identificar quais processos estão sendo efetivos e quais não estão. Desse jeito, é possível enxergar os processos que ainda precisam ser melhorados.
E como fazer isso? Escolha uma metodologia de análise e aprimoramento dos processos, que seja capaz de representar os objetivos estratégicos do negócio em metas mensuráveis.
Mapeamento de processos
Na prática, o mapeamento de processos organiza todos os passos chaves para que a empresa funcione de maneira adequada.
Para mapear os processos é preciso pensar estrategicamente no fluxo de informações daquele processo. Aqui, cada processo deve ser mapeado individualmente.
O objetivo disso é:
- eliminar tarefas desnecessárias,
- reduzir os atrasos ou retrabalhos,
- esclarecer os papéis dentro do processo,
- reduzir custos e automatizar rotinas,
- ter maior controle e monitoramento,
- conseguir melhor satisfação e resposta do cliente quanto ao produto/serviço entregue.
O primeiro passo em um mapeamento de processos é envolver todos aqueles que trabalham na execução deles. Ou seja: colaboradores, fornecedores, clientes e supervisores.
Como fazer para mapear processos?
O mapeamento pode ser feito através de entrevistas, questionários, reuniões, observações de campo, coleta de evidências e análise de documentos e relatórios existentes.
Nele, é importante responder questões como:
- Quais são as entradas e as saídas do processo?
- Quais são as metas estabelecidas?
- Quais são os problemas enfrentados?
- Existem métricas utilizadas?
- Quais são os riscos?
- Qual a importância desse processo?
- Por que ele existe?
- Qual a funcionalidade desse processo?
- Onde o processo é executado?
- Onde ele é planejado e avaliado?
- Quando o processo foi planejado?
- Está sendo executado?
- Quando e em quanto tempo é executado?
- Quem são os clientes?
- Quem são os fornecedores?
- Quem realiza o gerenciamento desses processos?
- Quem executa?
Através das respostas obtidas já é possível fazer o mapeamento. Assim, basta organizar as informações e obter um direcionamento adequado conforme as questões problemáticas da empresa.
Você pode obter mais dicas sobre como fazer um mapeamento de processos de forma detalhada.
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