organização digital: dois celulares trocando informações
Empreendedorismo

3 ferramentas para te ajudar na organização digital

16/03/2017 • por Luciana Kimi

Aprenda a organizar-se e a ser cada vez mais compacto e ágil. conheça três ferramentas que podem te ajudar nesta missão.

Muito se fala de métodos de organização para itens físicos, tais como documentos, mesas, vestimentas, ferramentas e máquinas, porém pouco avaliamos a nossa capacidade de organização digital
Na maioria das vezes a empresa onde trabalhamos já possui regras e a ordem já está “ditada” dentro do servidor. Há os impedimentos de uso de softwares não homologados pela companhia e os preceitos impostos pelo departamento de TI.
Mas como podemos lidar com a “enxurrada” digital no âmbito pessoal ou quando temos um negócio que ainda não comporta um departamento de TI?  
Nos atendimentos que eu faço, gosto de dividir o problema por partes. Primeiro investigando quais os empecilhos do cliente em lidar com a tecnologia e quais são os hábitos já praticados no off-line quando o quesito é organização. Assim consigo ter em mente o tamanho do desafio.
Também sugiro começar um exercício off-line, principalmente na mesa de trabalho! Organize:
  • itens de uso diário - deixar próximo na mesa de trabalho;
  • itens que consulto ou uso às vezes - posicionar no armário ou arquivo próximo da estação de trabalho;
  • itens que raramente uso, mas que são importantes - posicionar no arquivo “morto” ou em sala destinada para aqueles documentos importantes que não podem ser descartados;
  • itens que nunca uso - avaliar possibilidade de descarte.
Assim o cliente aprende de forma prática o conceito que deve levar para o “mundo” virtual.
O conceito é oriundo do Lean. Para quem veio de uma família oriental como a minha, é uma forma praticada em todos os ambiente da casa desde a infância. Um jeito de agir e pensar construído pelo hábito.
No digital, não é diferente. A prática dos atendimentos, me levou a uma lista de aplicativos o qual compartilho com vocês. Não é uma regra, mas pode ser um bom caminho!
Todos os aplicativos citados são para organização: o primeiro para tempo, o segundo para arquivos e documentos e o terceiro para que o conhecimento não fique só no âmbito mental.
Para todos, vale a mesma orientação de organização listada no início deste texto!

Agenda: Para quem está começando indico o aplicativo do Google, além de ser simples e objetivo é:

  • gratuito;
  • compartilha agenda com parceiros e colegas de trabalho;
  • integrável com a maioria dos aplicativos;
  • múltiplas agendas;
  • visual, principalmente se usar cores para identificar cada tipo de agenda.
 

Drive: Para quem quer organizar documentos, imagens, vídeos, desenhos, planilhas. Por que indico?

  • acesso a 15GB no gratuito;
  • possibilidade de acessar os documentos de qualquer lugar e dispositivo conectado à internet;
  • é possível “baixar” o aplicativo no desktop e assim trabalhar de forma mais confortável, mantendo as informações sincronizadas com a nuvem;
  • backup automático;

Evernote: Para quem quer “montar” um banco do conhecimento

  • possui versão gratuita;
  • captura imagens e texto direto da web;
  • pesquisa por texto em imagens;
  • possibilidade de criação de tags para identificar os registros;
  • partilha de notas de forma pública ou para pessoas específicas.
Vale a pena! No final você vai perceber que a conquista do tempo está diretamente ligado à qualidade de vida!
O vídeo abaixo é uma boa inspiração! “Qualidade de vida não é ter coisas, é ter tempo!"
Abraços e até o próximo texto!

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Quem escreve

Luciana Kimi

founder em THEMPERO - cocriação, arte e inovação

É especialista em Gestão Colaborativa, Design de processos e negócios. Entende que a vida é uma prática de constante transformação, por isso mantém o ayurveda como filosofia e a paixão pela dança e pela arte como fontes de inspiração. É mãe de uma menina linda, atualmente seu maior tesouro

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