Gestão

Como fazer mapeamento de processos

12/12/2014 • por meuSucesso .com

A atividade tem o papel tanto de identificar os existentes como de desafiá-los

Mapeamento de processos é uma ferramenta gerencial que tem como objetivo identificar as informações, o fluxo, as partes envolvidas, capacidades, competências e recursos para atender todos os componentes necessários fazendo com que todas as atividades de uma empresa ou negócio saiam conforme o planejado, com poucas alterações e sem problemas. Esse tema é muito relacionado à gestão de operações, que envolve sempre um mapeamento eficaz dos processos.

Portanto, uma empresa é formada por processos e um sistema que os organiza. Segundo Thomas H. Davenport, "o processo de negócio é um conjunto de atividades estruturadas e relacionadas, projetadas para produzir um específico 'output' para um cliente ou mercado particular". Isso quer dizer que os processos visam um determinado resultado. Quanto mais a empresa exerce uma gestão consciente de seus processos, maior é a possibilidade de inovar nessa área, criando um diferencial ante a concorrência.

O mapeamento é uma forma de gestão e organização desses processos, que são pontos-chave do funcionamento de uma empresa, de forma a torná-los mais eficazes. Jairo Martins, Superintendente Geral da Fundação Nacional da Qualidade (FNQ), aponta que "para que um negócio possa lucrar e tornar-se sólido e sustentável é preciso estruturá-lo em processos principais e de apoio". O mapeamento de processos, então, visa estabelecer de forma organizada e eficiente as atividades que sustentam uma empresa, priorizando e classifcando essas tarefas. Se você tem dificuldade para gerir os seus processos, conheça alguns programas e softwares de gestão de processos que podem ajudá-lo melhor com essa atividade.

Quais os benefícios de mapear os processos?

O mapeamento de processos tem o papel tanto de identificar os processos existentes como de desafiá-los, de forma a criar instrumentos de melhoria para o desempenho da organização que adota tal técnica. Enquanto análise estruturada, o mapeamento possibilita a redução de custos no desenvolvimento de produtos e serviços, traz à tona as falhas de integração entre sistemas, e promove o melhor entendimento dos processos utilizados, para que eles sejam simplificados ou substituídos, caso haja necessidade. Mais uma vez, o mapeamento de processos é esclarecedor e possibilita a inovação.

Jairo Martins, Superindentende Geral da FNQ, afirma existirem quatro divisões essenciais entre os processos: os principais, de apoio, os de relacionamento com os fornecedores e de gestão de finanças. Se os processos desses setores têm funcionamento adequado (ou até mesmo inovador), o desempenho da organização está garantido, e uma base sólida para a criação de novos processos está firmada. Uma dica que ele dá para uma empresa iniciante no mapeamento de processos é começar executando os principais de forma padronizada e documentada, para garantir seu controle. Esse cuidado visa a satisfação do cliente (que é o resultado final), e a identificação de problemas a serem corrigidos. 

Para aplicar o mapeamento de processos em uma empresa, pode-se fazer um questionário que depois servirá de check-list para todos os departamentos e atividades. Algumas perguntas podem ser feitas com o objetivo de levar a liderança da empresa a pensar e passar pelos principais pontos dos processos adotados na organização. Alguns exemplos são a  identificação e definição de prioridade dos problemas; a análise desses e suas causas, definição dos processos chave; mapeamento dos processos e, por fim, a gestão de desempenho.

A importância de mapear e controlar os processos de uma empresa, portanto, é indiscutível. Através dessa técnica é possível amadurecer um negócio, encontrar caminhos para a evolução da organização e melhorar a gestão. A análise que o mapeamento promove serve para identificar problemas, priorizar os mais urgentes e entender a razão de estarem acontecendo. 

Conteúdo pproduzido em parceria com o Administradores.com.

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