O trabalho à distância já é uma realidade no mundo todo. As novas tecnologias e a maneira como os mercados modernos têm se estruturado permitiram – e, em alguns casos, exigem – que as empresas conciliem o trabalho de profissionais geograficamente situados em locais distintos. Por um lado, isso enriquece culturalmente a organização, lhe confere maior capilaridade para atuar e pode até reduzir custos. Mas é preciso que os responsáveis por coordenar todo esse processo estejam atentos a uma série de fatores. Caso contrário, o modelo pode não funcionar.
Elencamos abaixo cinco fatores aos quais os gestores responsáveis por coordenar equipes remotas devem estar atentos:
1 – Recrutamento
O primeiro passo deve ser observar bem se o perfil do profissional a ser contratado para esse tipo de trabalho realmente se encaixa na demanda da vaga. Pessoas acostumadas com modelos tradicionais de trabalho podem não se adequar ao formato de um trabalho remoto. Em alguns casos, por exemplo, pode ser necessário trabalhar em horários pouco comuns, como à noite ou mesmo de madrugada. Quem está acostumado com o padrão de jornada de 8 horas, das 8h às 18h, com intervalo para almoço entre as 12h e as 14h, talvez não seja o melhor para esse tipo de trabalho.
2 – Método
Com equipes trabalhando em locais diferentes, em cidades com estruturas distintas (extensão territorial, sistema de transporte, trânsito, qualidade da internet, leis, fuso-horário e outros fatores que podem estar em jogo), é preciso ter um método capaz de garantir a união de todas essas "engrenagens" para o bom funcionamento da máquina como um todo. Definir prazos para cada profissional, estabelecer o horário de cada um, unificar ferramentas, manter um canal de comunicação comum a todos são apenas algumas das medidas que podem ser tomadas.
3 – Comunicação
É fundamental que a comunicação com os membros da equipe seja constante. O acompanhamento regular das atividades é indispensável para evitar atrasos ou mesmo desperdícios, com a execução de tarefas erradas ou desnecessárias, por falha na comunicação. Uma planilha compartilhada (o Google Drive pode ser bastante útil para esse fim) pode facilitar esse trabalho. Gestores de tarefas online, como o Asana, também podem ajudar.
4 – Capacitação
O profissional que vai trabalhar remotamente precisa ser bem capacitado para a função. A empresa deve fornecer um treinamento inicial e treinamentos regulares, para mantê-lo atualizado. Isso tanto vai ajudar a evitar falhas quanto vai dar mais celeridade ao trabalho.
5 – Autonomia
Um profissional bem capacitado é importante também por outro motivo: mais preparado para as tarefas que lhe competem, ele pode ser mais rápido, ao agir com mais autonomia e não precisar ficar aguardando autorização para executar trabalhos simples, que não precisam ser aprovados pontualmente pelos superiores (já devem fazer parte do script).
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